Sitzungen leiten

Ich bin ein Sitzungsmuffel! Wehe, jemand verlangt von mir, dass ich mich an einer Sitzung beteilige. Diese Person hat mindestens drei Minuspunkte auf seinem Sympathiebonus. Das war nicht immer so – man hat mich zu dem gemacht. Einen nicht unwesentlichen Teil meines Lebens habe ich mit unvorbereiteten, unnötigen und schlecht geleiteten Sitzungen zugebracht. Alles musste ich über mich ergehen lassen: Vielredner, Nichtssager, Selbstdarsteller, Schweiger und Traktandenlisten, die sich eigentlich nur zum Flieger basteln oder Männchen drauf zeichnen eigneten. Der deutsche Kabarettist Werner Finck hat einmal gesagt: «Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt.» Und dann bin ich noch auf den folgenden Satz gestossen: «Das Einzige, was dabei herausgekommen ist, sind die Leute, die hineingegangen sind.» Hoppala, das müssen noch mehr Sitzungs-Muffis auf der Welt sein. Damit die Gilde der Sitzungsmuffis nicht noch grösser wird, helfen die folgenden zehn Tipps beim Vorbereiten:

Tipp 1: Sparen Sie Geld – halbieren Sie die Sitzungstermine

Rund 30% der Arbeitszeit verbringen Angestellte an Sitzungen. Dieser zeitliche und finanzielle Aufwand ist nur gerechtfertigt, wenn dabei gute Resultate erzielt werden (besonders wichtig für Spendenwerke, denn die versitzen Spendengelder).
Die Grundsatzfrage muss also sein: Ist die Sitzung wirklich notwendig? Ein grosser Teil an Informationen können durchaus per E-Mail oder im Intranet vermittelt werden. Wichtigste Kontrollfragen: Was passiert, wenn die Sitzung nicht stattfindet? Gibt es eine effizientere Lösung? Welches kontrollierbare Ergebnis muss am Ende vorliegen? Wer muss wirklich dabei sein?

Tipp 2: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Es ist erstaunlich, wie selbst Vielredner und Dauerfrager plötzlich konstruktive Sitzungsteilnehmende sind, wenn die Sitzung entweder um 11.00 Uhr oder um 16.00 Uhr angesetzt ist. Kein Wunder – um 12.00 Uhr haben alle Hunger und um 17.00 Uhr wollen alle nach hause. Generell sind Sitzungen am Vormittag konzentrierter, erfolgreicher und konstruktiver. Nach dem Mittagessen eine Sitzung ansetzen gilt nur, wenn man Wert darauf legt, dass möglichst niemand was sagt – mit vollem Bauch und fehlendem Mittagsschlaf.

Tipp 3: Sitzungsdauer: so lang wie nötig – so kurz wie möglich

Endlose Sitzungen sind nicht nur out – sie sind falsch. Eine Sitzung über zwei Stunden ist entweder schlecht geleitet oder keine Sitzung. Eine Sitzung sollte nicht länger als zwei Stunden dauern. Sitzungen sind keine Informationsplattformen (siehe Tipp 1), sondern Kontroll- und Entscheidungsinstrumente. Behördenmitglieder neigen besonders zu langen Sitzungen (wer hat schon etwas gegen Sitzungsgelder). Oft ziehen sich Sitzungen in die Länge, weil Mitglieder die zugestellten Unterlagen nicht gelesen haben und Fragen stellen, die sie sich selbst hätten beantworten können. Fehler machen hier oft die Leitenden, weil sie auf diese Fragen eingehen. Sitzungen ziehen sich in die Länge, weil man auf die zu spät Kommenden wartet und dann erst noch alles wiederholt. Ein Affront gegenüber allen die sich vorbereiten und pünktlich sind.

Tipp 4: Vorbereitung hilft Zeit sparen

Eine politische Behörde im Kanton Graubünden verlangt von jedem Behördenmitglied, die Unterlagen vor der Sitzung zu studieren. Wer bei einem Traktandum etwas sagen will, muss sich eintragen. Wer mit dem Inhalt der Unterlagen einverstanden ist, muss dies ebenfalls auf einer Liste notieren. Diese Behörde gewinnt enorm viel Zeit. Speziell Gremien, die sich regelmässig treffen, überprüfen kaum, ob es die Sitzung wirklich braucht. Eine Grundregel gilt: Keine Sitzung ohne sachlichen Grund.

Tipp 5: Sitzung leiten

Eine Sitzung zu leiten heisst Führung übernehmen und Verantwortung wahrnehmen. Immer wieder erlebe ich Sitzungen, in denen dreiviertel der Zeit vertrödelt wird mit Endlos-Gelabber, Befindlichkeitsrunden und peinlichem darauf achten, dass auch wirklich jeder sagen darf was er oder sie gerne möchte. Während dem letzten Viertel muss dann für gewöhnlich noch wirklich Wichtiges in kürzester Zeit bearbeitet werden. Grund: Sitzungsverantwortliche kommen selten mit einem kontrollierbaren Zeitplan an die Sitzung. Dabei wäre dies für alle hilfreich. Alle Sitzungsteilnehmenden wüssten dann, für Traktandum Nr. 3 stehen 10 Minuten zur Verfügung, für Nr. 5 nur gerade 5 Minuten usw.. Dadurch wären alle in die Mitverantwortung genommen. Hilfreich ist, wenn zu Beginn gefragt wird, ob alle mit dem präsentierten Zeitplan einverstanden sind. Mögliche Fehleinschätzungen können dann gleich zu Beginn korrigiert werden.

Tipp 6: Zeiträuber killen

Zeitmanagement bei Sitzungen sind speziell wichtig, dabei hilft es, auf die folgenden «Zeiträuber» zu achten: Unpünktlicher Beginn, dauernd wechselnde Prioritäten, fehlende Traktanden, keine klaren Ziele, mangelnde Vorinformationen, man will über alles orientiert werden, Unterbrechungen von aussen, Personen die nichts mehr beitragen können/wollen müssen bis zum Schluss bleiben, Aussagen zu wenig klar, zu lange Voten, technische Geräte funktionieren nicht, Privatgespräche, fehlende Spielregeln.

Tipp 7: Sitzungsteilnehmende klar auswählen

Manche sind richtig gerne an Sitzungen dabei. Das bedeutet Anerkennung, Gemeinschaft, Statussymbol – manche verwechseln eine Sitzung mit dem Stammtisch – und manchmal ist das ja auch so. Deshalb ist wichtig, nur jene Leute am Tisch zu haben, die auch wirklich dazu gehören. Alle anderen die auch gerne am Stammtisch wären können auf schriftlichem Weg mit Informationen versorgt werden (Tipp 1). Kontrollfrage: Muss Frau A wirklich dabei sein? Was passiert, wenn Herr B nicht an der Sitzung teilnimmt? Müssen Frau C und Herr B während der ganzen Sitzung dabei sein? Und rechnen Sie einfach mal auf den Franken genau aus, was die Sitzung bei Vollbesetzung (Stammtischvariante) kostet, und was wenn nur jene dabei sind, die wirklich nötig sind. Rechnen Sie ein halbe Jahr lang. Mit dem was gespart wurde, kann locker ein gemeinschaftlich orientierter Anlass durchgeführt werden, zu dem alle zuvor «Ausgeladenen» eingeladen werden. Das ist billiger – bringt aber mehr.

Tipp 8: Stehen statt sitzen

Wer hat eigentlich gesagt, dass Sitzungen immer sitzend durchgeführt werden müssen. Warum nicht die Kultur der Stehung einführen? Dazu braucht es nur ein paar Stehtische. Dies belebt jedes Meeting und macht es zwangsläufig kürzer. Diese Methode ist v.a. dann gut, wenn nur rasch zu einer kurzen Sitzung eingeladen wird. Denn, glauben Sie mir, sobald die Leute sitzen, wird aus der angekündigten kurzen Sitzung ganz schnell eine Marathonveranstaltung.

Tipp 9: Medien zur Visualisierung einsetzen

Im richtigen Moment die richtigen Medien nutzen, kann den Erfolg von Sitzungen wesentlich unterstützen. V.a. bei grosser Informationsdichte kann eine gute Power-Point-Präsentation hilfreich sein, sofern die Präsentation sich auf den Inhalt und nicht auf Effekthascherei ausgerichtet ist. Ich amüsiere mich immer wieder über kaufmännische Leiter, die die gesamte Buchhaltung in mikroskopisch kleinen Zahlen präsentieren die allen bereits vorgängig zugestellt wurden. Ein paar gut visualisierte Kennzahlen bringen da tausendmal mehr. Zudem gehören ein Flip-Chart oder White-Board an jede Sitzung. So können z.B. Gedanken, Entscheide und Ziele rasch notiert werden. Anschliessend kurz mit der Digi-Cam fotografiert ersetzt diese Technik sogar das mühsame schreiben von Protokollen.

Tipp 10: Jede Sitzung endet mit Aufgaben

Ist am Ende der Sitzung wirklich klar, was nun folgt? Gibt es Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen? Ist wirklich klar, wer für was bis wann verantwortlich ist? Wurde auch wirklich alles behandelt, was geplant war? Wenn nicht – wie und wann und in welchem Rahmen wird Unerledigtes noch besprochen? (Vielleicht braucht es aber dafür nicht nochmals eine Sitzung). Schliessen Sie keine Sitzung, solange Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind und ohne dass Sie den nächsten Sitzungstermin festgelegt haben. Viel Spass!

© Verena Birchler

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